Eth0:2008 Summer/Notulen 25-05

[POST-EVENT] This is information about the Eth0:2008 Summer Edition. [POST-EVENT]

Notulen: vergadering 25 mei 2008

Aanwezigen:

• Jan - killercow
• Elmer - floes
• Marco - chakotay
• Isack - isACK
• Martijn - ]V[
• Laura - tancaliel

Promotie

Op dit moment zijn er pas 30 aanmeldingen, dat is natuurlijk erg weinig. Er is wel een kans dat zodra de aanmeldingen boven een bepaald aantal komen, het aantal ineens exponentieel gaat groeien (twijfelaars die denken "oh, als er zoveel mensen komen, ga ik toch maar wel"). Maar wel het evenement nog veel meer promoten, en er daarbij ook op aandringen dat mensen zich daadwerkelijk registreren, zodat we een idee hebben van het uiteindelijke aantal. We kunnen nog promoten via de volgende kanalen:

• sn0w
• CCC
• megabit
• ne2000 (gaan evt. een mail rondsturen onder hun oude bezoekers over eth0)
• topic op tweakers forum up to date maken
• eth0 kaartjes aanbieden aan tweakers om te verloten in prijsvraag
• de goede flyers aan Meier geven voor promotie in Duitsland
• posters verspreiden op hogescholen e.d.

Eten

Op dit moment zijn er nog geen vrijwilligers om te helpen met zelf de maaltijden verzorgen. We moeten kijken of het nog lukt om dion_b en een eigen team te laten koken, of dat we beter een cateraar kunnen inhuren. isACK gaat in ieder geval alvast met een mogelijke cateraar praten. We moeten met de cateraar afspreken wat we allemaal willen hebben: ontbijt, lunch en avondeten, losse snacks en drinken, alcoholische dranken, enz. Tevens afspreken hoe dat geregeld wordt qua kosten, controleren hoeveel er verbruikt wordt? En wat wordt de vergoeding voor de cateraar in het algemeen: vast bedrag of een percentage van de inkomsten?

We moeten de muntjes en/of pasjes regelen waarmee mensen hun eten kunnen betalen (naast de evenement-kaartjes waarbij eten inbegrepen zit).

We moeten regels omtrent de hygiene opstellen (bewaren en bereiden van voedsel) en zorgen dat deze worden nageleefd.

We moeten checken of er een keukenmachine aanwezig is en deze anders regelen, scheelt veel snijtijd.

Op de laatste dag wordt er geen avondmaaltijd meer geserveerd, om ervoor te zorgen dat mensen op tijd gaan opruimen en niet tot 's avonds laat blijven hangen. Voor de mensen met een incl. eten-kaartje is er die dag nog een brunch ipv. avondmaaltijd, om 12:00 's middags gaat de keuken dan dicht.

Field/algemeen

Op de laatste dag om 12:00 de keuken dicht en uplink uit, om 13:00 ook de stroom, zodat mensen in het begin van de middag gaan opruimen en weggaan. Daarna kunnen we dan zelf alles opruimen op vrijdagmiddag/avond en zaterdagochtend. Op donderdagavond of vrijdagochtend kunnen we alvast een afsluitend praatje houden.

Moeten we ook een hardwarestand laten komen waar mensen spullen kunnen kopen? isACK heeft al wat navraag gedaan, maar hardwareverkopers lijken hier geen interesse in te hebben vanwege de grootte van het evenement. Er komt sowieso al een ruiltentje waar bezoekers onderling hun spullen kunnen uitruilen.

Afval wordt via Herman/de locatie geregeld, hier zijn 2 kliko's van 1500L die 2x per week geleegd worden (dinsdag en donderdag). We moeten wel nog even nagaan of dit voldoende is. Verder krijgen alle bezoekers bij aankomst een vuilniszak in hun goodiebag, en kunnen we een vergoeding geven als mensen na afloop afval verzamelen en inleveren, in plaats van het te laten slingeren.

Dave zorgt voor gereedschap; we moeten nog van te voren checken wat er allemaal nodig kan zijn en zijn voorraad evt. aanvullen.

Het terrein gaat 's ochtends op de 1e dag open, niet al de nacht daarvoor. Mensen mogen ook niet de nacht ervoor al buiten het terrein kamperen. Hierover moeten we evt. afspraken met de politie maken (verwijderen van mensen die toch daar op straat willen overnachten). Voor die tijd moeten we dan alles opbouwen: hekken plaatsen, steiger voor fiber/stroom/verlichting, etc. Voor de steiger is iemand met steigerbouwcerticaat nodig, tenzij prefab steigers gebruikt worden.

Op de locatie zijn genoeg toiletten en douches aanwezig voor ca. 100 bezoekers. Bij meer bezoekers zullen we dus extra voorzieningen moeten huren. Van de douches en toiletten op de locatie moeten we er enkele reserveren voor de crew.

Sprekers en vergoedingen

De meeste sprekers komen op dit moment uit de crew zelf en bekenden daarvan. Sprekers kunnen als vergoeding een dagkaart incl. consumpties krijgen voor de dag dat ze komen spreken (dit is normaal dus incl. avondeten, evt. in het geval van sprekers ook de lunch verzorgen). Overige vrijwilligers kunnen een gratis avondmaaltijd krijgen als ze veel werk hebben verzet; als ze eigenlijk weinig hoeven te doen moeten ze wel zelf voor hun eten zorgen. De crew zelf heeft sowieso gratis eten.

Na afloop (vrijdag of zaterdag) met alle crew en evt. vrijwilligers iets leuks doen als vergoeding, in plaats van een vergoeding in geld. Bijvoorbeeld een grote BBQ op het veld nadat alles is opgeruimd.

Stichting

De vereiste functies: voorzitter, secretaris (rechterhand van de voorzitter) en penningmeester (beheer van financien). Deze functies moeten worden vastgelegd bij de notaris. De overige mensen die meedenken over beslissingen vallen onder het bestuur. Daarnaast kan er nog een kascommissie zijn (niet verplicht), die geen onderdeel van het bestuur mag zijn en een onafhankelijk controle van de penningmeester uitvoert.

Over de invulling van de functies is tijdens de vergadering gestemd: Jan (killercow) is benoemd tot voorzitter en Marco (chakotay) wordt secretaris en penningmeester.

Security

Er zijn hekken geregeld die om het veld komen te staan. Heleen heeft een platte kar om de hekken te vervoeren,wel moeten we nog checken hoe die waaraan vastgemaakt moet worden. Ook moeten we checken hoe de hekken gekoppeld moeten worden en welk gereedschap daarvoor nodig is.

Wat betreft security personeel: af en toe een paar mensen een rondje laten doen. 's Nachts het terrein afsluiten; mensen die er dan in/uit willen moeten zich melden bij de organisatie. Er moet dus altijd iemand van de organisatie wakker zijn. Verder zal er veel sociale controle zijn: als jij betaald hebt voor het evenement wil je niet dat er niet betalende bezoekers het terrein op komen. De security is ervoor om te controleren of er geen mensen zonder te betalen aanwezig zijn, dingen niet uit de hand lopen, geen kampvuur (wel BBQ) wordt gestookt behalve op het kampvuurveld etc.; diefstal van spullen van bezoekers is echter op eigen risico.

We moeten brandblussers regelen. Voor het kampvuur kan water gebruikt worden, op het veld beter van niet in verband met alle elektrische apparatuur.

We moeten inventarisen wie EHBO en BHV diploma's heeft.

LAN

We hebben op dit moment al 6 fiber van verschillende lengtes. Chakotay heeft mogelijk nog meer fibers op het werk, maar daarvan moeten we eerst checken of ze multimode en niet singlemode zijn, anders zijn ze niet nuttig. Mensen regelen om het LAN daadwerkelijk op te zetten op de locatie moet geen probleem zijn. Als het LAN klaarligt kunnen de bezoekers inprikken in fieldswitches, deze liggen al in tenten maar moeten misschien nog extra van de regen worden afgeschermd door middel van een koelbox oid. De coreswitch komt binnen te staan, in de vrachtwagen of op de locatie.

We moeten checken hoe de uplink nu precies geregeld gaat worden na de overname door Ziggo. Mogelijk moeten we een straalverbinding met antenne opzetten. Jan gaat begin juni naar Wireless camp en zal daar een en ander navragen.

Stroom

We moeten prijzen gaan vergelijken van de verschillende leveranciers waar we het aggregaat kunnen huren, voor verschillende verwachte aantallen bezoekers (50-100-200-300 man). Karl moet voor al deze situaties een stroomplan maken. We moeten checken of de verhuurder van het aggregaat nog aanvullende dingen kan regelen zoals kabels, verdeelkasten etc. Op het veld komen paddestoelen te staan waarop de bezoekers kunnen inprikken.

Afsluiting

Vanaf nu tot aan het evenement willen we ieder weekend samenkomen, of in ieder geval online bespreken hoever we zijn met alle bovenstaande dingen die nog geregeld moeten worden.